liengtam-banner-top-1

Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty

Khi mới bắt đầu thành lập doanh nghiệp, bạn thường sẽ không chú ý nhiều đến việc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty. Bạn có thể đang nghĩ, “Công ty của tôi có 20 người mỗi người và mọi người đều biết vai trò của họ, tại sao tôi cần xây dựng một sơ đồ tổ chức công ty?”

Xây Dựng Sơ Đồ Tổ Chức
Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty

Nhìn chung, mọi người chỉ nghĩ rằng sơ đồ tổ chức công ty chỉ là một biểu đồ thể hiện thứ bậc chức vụ của từng nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, thực tế hóa ra nó còn làm được nhiều hơn những chức năng đơn giản mà bạn biết.

Một biểu đồ tổ chức hoàn chỉnh cho bạn biết liệu các nguồn lực của công ty có thực sự phù hợp với chiến lược và tầm nhìn của bạn hay không. Nó có tạo ra sự rõ ràng trong liên kết quy trình làm việc không? Bạn sẽ có một cái nhìn rõ ràng về cách mỗi nhóm sẽ đóng góp vào mục tiêu chung của công ty và cách các nhóm sẽ làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng mọi người đều đi đúng hướng. một con thuyền bạn chèo lái.

Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng cần phải hoạt động với một sơ đồ tổ chức rõ ràng. Một mô hình kinh doanh chiến lược và chuyên sâu thể hiện một cách nhất quán các mối quan hệ báo cáo và hỗ trợ giao tiếp thông suốt. Kết quả là các luồng quy trình làm việc cực kỳ hiệu quả.

Ban lãnh đạo cao nhất phải đưa ra quyết định sử dụng mô hình biểu đồ tổ chức nào để hỗ trợ tốt nhất cho các hoạt động nội bộ của công ty.

Để quyết định chọn biểu đồ tổ chức nào, tốt nhất bạn nên làm như vậy bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

Các nhóm chức năng của quy trình làm việc là gì?

Có đội hoặc đơn vị không?

Các nhà lãnh đạo cấp cao xem xét tất cả các chức năng và xác định cách họ muốn các hoạt động công việc được tổ chức và thực hiện. Quy trình cũng xác định rõ ràng các mối quan hệ báo cáo tự nhiên và hệ thống điều hành. Các mối quan hệ báo cáo có thể được thực hiện theo cả chiều dọc và chiều ngang.

Cách tạo sơ đồ tổ chức công ty

Ghi lại tất cả các vai trò công việc trong công ty. Tạo bản mô tả công việc cho từng vị trí hiện tại và có thể có trong tương lai. Nêu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí việc làm và yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm tối thiểu đối với vị trí đó.

Lập sơ đồ quy trình hoàn thành công việc theo các quy tắc hiệu quả nhất và cách thông tin được chia sẻ trong công ty của bạn.

Dựa trên hình vẽ này, bạn sẽ biết được các nhóm chính của mình là gì và bạn sẽ phân công nhiệm vụ cho ừng vị trí như thế nào. Ví dụ: bạn có thể muốn có các bộ phận thiết kế, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và sản xuất.

Một bước quan trọng trong sơ đồ tổ chức công ty là đảm bảo rằng biểu đồ tổ chức hỗ trợ thông tin liên lạc thông suốt trong toàn công ty.

Ví dụ: bạn có thể thiết kế cho bộ phận bán hàng có liên hệ trực tiếp với việc phát triển sản phẩm. Khi công ty phát triển, một số nhân viên có thể làm việc trong các nhóm chức năng chéo và báo cáo với các trưởng bộ phận khác nhau. Biểu đồ tổ chức sẽ cho phép bạn xác định rõ ràng các mối quan hệ báo cáo.

5 mô hình sơ đồ tổ chức công ty phổ biến nhất

1. Sơ đồ tổ chức ma trận

Cách xây dựng sơ đồ tổ chức công ty 1
Sơ đồ tổ chức ma trận

Mô hình ma trận đại diện cho cả cấp độ báo cáo dọc và ngang. Nhân viên có thể là một phần của nhóm chức năng (ví dụ: kỹ sư) nhưng cũng có thể làm việc trong nhóm hỗ trợ phát triển sản phẩm mới (ví dụ: nhà thiết kế). Mô hình này có thể có các nhân viên từ các nhóm khác nhau làm việc cùng nhau để phát triển một dòng sản phẩm mới.

Ví dụ, một kỹ sư xây dựng làm việc cho một công ty xây dựng có thể chuyên về lĩnh vực xây dựng trong bộ phận xây dựng nhà, nhưng anh ta cũng có thể sử dụng chuyên môn của mình và làm việc với các kiến ​​trúc sư thiết kế để tính toán kết cấu cho một tòa nhà.

Ưu điểm của sơ đồ tổ chức ma trận này là các nhân viên đều có trách nhiệm công việc không chỉ trong bộ phận riêng của họ mà còn cho toàn bộ dự án của tổ chức. Thách thức lớn nhất với mô hình này là đôi khi nhân viên có thể nhận 2 nhiệm vụ từ 2 người quản lý khác nhau và họ sẽ cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo trách nhiệm của mình.

2. Mô hình sơ đồ tổ chức chức năng

Biểu đồ tổ chức chức năng là phổ biến nhất. Cơ cấu này phân nhóm các cá nhân theo các chức năng hoạt động cụ thể. Các phòng ban cơ bản như Nhân sự, Kế toán, Marketing được phân chia theo lĩnh vực và được quản lý độc lập với nhau.

Ví dụ, những người đứng đầu của mỗi bộ phận chức năng báo cáo trực tiếp cho một giám đốc hoặc phó giám đốc, người chịu trách nhiệm về các lĩnh vực hoạt động đó.

Ưu điểm của mô hình này là phân chia chức năng rõ ràng theo chuyên môn, nhưng khó khăn chính là các phòng chức năng chỉ tập trung vào lĩnh vực chuyên môn mình thực hiện và chịu trách nhiệm, không hỗ trợ. hỗ trợ cho các bộ phận khác.

3. Mô hình sơ đồ tổ chức sản phẩm

Một mẫu phổ biến khác bên cạnh sơ đồ tổ chức công ty là được sắp xếp theo loại sản phẩm cụ thể. Mỗi nhóm sản phẩm sẽ nằm trong một mô hình báo cáo cho một người quản lý và người quản lý đó sẽ bao quát mọi thứ liên quan đến dòng sản phẩm đó.

Ví dụ, một quản lý hàng đông lạnh trong siêu thị sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các sản phẩm theo nhãn hiệu như: cá, thịt, xúc xích, bơ … Bộ phận bếp sẽ chịu trách nhiệm về các sản phẩm như xoong, chảo, bát. , đĩa, dao…

Ưu điểm của mô hình này là tổ chức sản phẩm theo danh mục, nhưng có thể tạo ra các quy trình hoàn toàn tách biệt với các dòng sản phẩm khác trong công ty.

Mô hình sơ đồ tổ chức sản phẩm
Mô hình sơ đồ tổ chức sản phẩm

4. Mô hình sơ đồ tổ chức khách hàng

Có những lĩnh vực cần tổ chức công ty theo loại khách hàng bên cạnh sơ đồ tổ chức công ty. Điều này nhằm đảm bảo rằng các mong muốn của các nhóm khách hàng cụ thể được đáp ứng và áp dụng các dịch vụ khách hàng riêng lẻ.

Ví dụ, trong ngành dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Bệnh nhân ngoại trú chắc chắn sẽ có những nhu cầu riêng so với bệnh nhân nội trú trong bệnh viện. Biểu đồ tổ chức tập trung vào khách hàng xây dựng một mô hình chăm sóc riêng biệt cho những loại bệnh nhân này.

Ưu điểm của mô hình này là chuyên phục vụ nhu cầu của từng nhóm khách hàng, nhưng đôi khi lại bỏ qua nhu cầu của các loại khách hàng. Vì vậy, đòi hỏi ban lãnh đạo cấp cao phải nghiên cứu sâu và quan sát trực tiếp để tìm ra những phần còn thiếu sót trong quy trình chăm sóc khách hàng.

Mô hình Sơ đồ Tổ chức theo Khách hàng

5. Mô hình sơ đồ tổ chức địa lý

Mô hình sơ đồ tổ chức theo Địa lý

Đối với những công ty có hoạt động trải dài trên nhiều vùng địa lý khác nhau thì việc công ty cần được tổ chức theo khu vực là điều dễ hiểu. Điều này sẽ tốt hơn cho việc hỗ trợ nhu cầu hậu cần và sự khác biệt về nhu cầu của khách hàng theo vị trí địa lý.

Điển hình của mô hình tổ chức theo địa lý sẽ là nhu cầu báo cáo lại trụ sở chính. Bạn sẽ tìm thấy loại mô hình này tại các công ty có mạng lưới lớn hơn thành phố, khu vực hoặc quốc gia và có thể có khách hàng trải dài trên toàn quốc hoặc trên toàn quốc.

Ban lãnh đạo cần dành thời gian và suy nghĩ cẩn thận để thiết kế một mô hình biểu đồ tổ chức hoàn chỉnh cho công ty của họ. Điều này rất quan trọng để giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về chức năng của công ty và hiểu được các mối quan hệ của chuỗi chỉ huy.

Công ty hoạt động theo sơ đồ tổ chức công ty với các quy trình giao tiếp và báo cáo thông suốt, và một tổ chức công việc trôi chảy sẽ luôn đảm bảo quản lý các nguồn lực rất hiệu quả – về con người, thời gian và nguồn lực. tiền bạc

Bài Viết Liên Quan

Call Now Button