Thuê ngoài là gì? Outsourcing là gì?

Thuê ngoài (Outsourcing) là cách chuyển một phần chức năng và nhiệm vụ của công ty ra bên ngoài để gia công – những chức năng mà trước đây công ty tự thực hiện. Thường khi nghĩ đến việc tiết kiệm chi phí, người ta thường nghĩ đến việc thuê gia công hoặc sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài. Ngày nay, việc thuê ngoài còn được xem xét khi công ty đối mặt với tình trạng thiếu nguồn nhân lực. Đây là một xu hướng mà các doanh nghiệp lựa chọn để giải quyết các vấn đề của mình. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về thuê ngoài để có cái nhìn toàn diện nhất.

Thường khi nghĩ đến việc tiết kiệm chi phí, người ta thường nghĩ đến việc thuê gia công hoặc sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài (outsourcing). Việc này còn được xem xét khi công ty đối mặt với tình trạng thiếu nguồn nhân lực.

Thực sự, không dưới 70% doanh nghiệp đều có suy nghĩ chung rằng việc thuê ngoài là điều nên làm và nên đưa vào chiến lược dài hạn của công ty.

Theo câu ngạn ngữ “thêm bát thêm đũa” mỗi khi có khách bất thường, không hẹn. Điều này đúng đối với các doanh nghiệp chuyên môn hóa cao. Khi có thêm yêu cầu, đơn hàng vừa phải, chi phí phát sinh sẽ không tăng nhiều. Vẫn sử dụng bộ máy quản lý hiện có, không cần đầu tư ban đầu hoặc đầu tư nhiều. Trong trường hợp đó, một hợp đồng thuê ngoài sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí.

Nếu tự làm, công ty sẽ phải chuẩn bị nhiều công việc với nhiều chi phí (bao gồm cả thời gian). Đặc biệt là chi phí chuẩn bị nhân lực (bao gồm cả chi phí đăng tuyển, tổ chức thi tuyển, phỏng vấn…). Hơn nữa, phần quản trị cũng phải bổ sung nhân lực để quản lý bộ phận mới phát sinh.

Rõ ràng, trong một doanh nghiệp, có hai mảng nhân lực riêng biệt: mảng trực tiếp sản xuất và mảng gián tiếp sản xuất. Mảng trực tiếp sản xuất thường được gọi là “mảng lợi nhuận”, trong khi mảng gián tiếp sản xuất là “mảng chi phí”. Các doanh nghiệp có ý thức về thuê ngoài đã giảm “mảng chi phí” một cách thông minh nhất. “Mảng chi phí” thường được giao cho các bộ phận như hành chính-quản trị, kế toán, kỹ thuật, bảo vệ… Nhờ đó, các doanh nghiệp thông minh đã tiết kiệm được nhiều chi phí khi gửi “mảng chi phí” cho các đơn vị nhận dịch vụ thuê ngoài.

Một thực tế hiện nay là các doanh nghiệp nhỏ thường thuê kế toán trưởng làm việc bán thời gian với mức lương khá thấp. Những kế toán trưởng này thường làm cho nhiều công ty cùng một lúc hoặc làm toàn thời gian cho một công ty khác. Họ chỉ làm việc ngoài giờ và tập trung vào những ngày cuối tháng khi phải làm báo cáo hoặc làm việc với các cơ quan chức năng. Trong những ngày bình thường trong tháng, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một nhân viên “hiền lành, chăm chỉ” để nhập sổ sách đầy đủ với mức lương “khiêm tốn”. Nhờ vậy, các doanh nghiệp này đã tiết kiệm một khoản chi phí lớn so với việc tuyển dụng một kế toán kinh nghiệm để ngồi làm việc với mức lương cao hơn cả giám đốc.

Khi thực hiện các hợp đồng thuê ngoài, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ tiết lộ thông tin kinh doanh. Đặc biệt là trong những trường hợp gây thiệt hại tài chính do thông tin rò rỉ lớn hơn số tiền tiết kiệm. Mặc dù có những rủi ro như vậy, nhưng hiếm có doanh nghiệp từ bỏ thuê ngoài do lợi ích lớn hơn từ việc tiết kiệm chi phí như đã đề cập. Chúng ta đều biết rằng danh tiếng là tài sản quan trọng nhất đối với các công ty cung cấp dịch vụ chuyên ngành và công ty thuê ngoài cũng không phải là ngoại lệ. Vì vậy, người ta tìm cách chọn công ty (hoặc cá nhân) uy tín và có đẳng cấp trên thị trường để “gửi gắm” (tuy nhiên, công ty uy tín thường có giá cao hơn các công ty khác). Đối với các công việc không có rủi ro đáng kể, người ta vẫn có thể sử dụng dịch vụ của các công ty nhỏ hơn để tiếp tục mục tiêu “tiết kiệm” chi phí và tránh rủi ro về nhân lực.

Đôi khi, kết quả thực hiện hợp đồng thuê ngoài không đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Nếu không có quy định khác trong hợp đồng, bên thuê ngoài sẽ phải chịu các chi phí để khắc phục các thiếu sót (tất nhiên, không thể khắc phục được thời gian bị mất do chậm trễ). Trong trường hợp này, nếu công việc được thực hiện bởi nhân lực nội bộ của công ty, việc khắc phục – sửa chữa sẽ đòi hỏi ngân sách bổ sung và gây ra nhiều chi phí, cùng với thời gian chậm trễ.

Hơn nữa, các hợp đồng thuê ngoài còn cho phép doanh nghiệp loại bỏ ảnh hưởng của “yếu tố cá nhân” đối với thời hạn hoàn thành công việc. Bởi vì, nếu công ty sử dụng nhân lực nội bộ, dù có đội ngũ nhân sự tích cực, trách nhiệm và tay nghề cao nhất, vẫn có thể gặp trục trặc do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Bên thuê ngoài trong quan hệ hợp đồng sẽ giới hạn được nhiều khía cạnh như vậy.

Có thể nói rằng tiết kiệm chi phí, đặc biệt là chi phí cho nguồn nhân lực (khi mối quan hệ con người luôn phức tạp), luôn là vũ khí hiệu quả để doanh nghiệp tăng lợi nhuận kinh doanh. Trên thực tế, các hợp đồng thuê ngoài có thể thay đổi theo thời gian, nhưng thường là theo chiều hướng tăng. Điều này dẫn đến tăng giá trị của dịch vụ, mặc dù đơn giá dịch vụ sẽ giảm khi khối lượng công việc tăng, nhưng lợi nhuận sẽ cao hơn.